SetApka
Datenschutzerklärung
Gültig ab 10. Oktober 2026 · Polski · English
Wir beschreiben, welche personenbezogenen Daten wir in der App SetApka, im Produktionspanel (panel.setapka.pl) und auf setapka.pl verarbeiten, wer dafür verantwortlich ist, wozu und wie lange wir sie speichern und welche Rechte du hast.
1. Wer für deine Daten verantwortlich ist
Anbieter: Jacek Piotr Strzelecki, tätig unter der Firma JPS FILM Jacek Strzelecki, ul. Chodkiewicza 33/1, 94-028 Łódź, Polen, Steuernummer (NIP) 727 265 72 84; E-Mail in Datenschutzfragen: office@setapka.pl.
Die Rollen hängen von der Art der Daten ab:
- Projektinhalte – Dispos, Crewkontakte, Dateien, Mitteilungen und Chat: Verantwortlicher ist die Produktion, die das Projekt angelegt hat und entscheidet, was sie hochlädt und wer es sieht. Der Anbieter ist Auftragsverarbeiter nach einem Auftragsverarbeitungsvertrag (Anhang 1 der Nutzungsbedingungen). Zu diesen Daten kannst du dich an die Produktion oder an uns wenden – wir leiten deine Anfrage weiter.
- Chatgruppen – neben dem allgemeinen Chat (das ganze Projektteam) gibt es Gruppen: offizielle, die ihre Mitglieder und Personen mit PRO-Rolle sehen, und private, die nur ihre Mitglieder sehen – Personen mit PRO-Rolle haben in der App keinen Einblick. Eine Meldung zu einer Nachricht aus einer privaten Gruppe geht nur an den Anbieter.
- Konten, Sicherheit, Abrechnung, Basis, Wissen, Support und E-Mails von SetApka: Verantwortlicher ist der Anbieter.
2. Welche Daten, zu welchem Zweck und auf welcher Grundlage
| Vorgang | Daten | Rechtsgrundlage (DSGVO) |
|---|---|---|
| Konto und Anmeldung | Name, Kontokennung; bei E-Mail-Konto – E-Mail-Adresse und Anmeldedaten, verarbeitet von Firebase Authentication | Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertrag über die Nutzung von SetApka |
| Bestätigung der E-Mail, Willkommensnachricht, Passwort-Reset | E-Mail, Name | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Projektinhalte (auf Weisung der Produktion) | Daten aus Dispos, Crewkontakte, Dateien, Mitteilungen, Chatnachrichten und Fotos | die Grundlage bestimmt die Produktion als Verantwortlicher; wir verarbeiten auf ihre Weisung (Art. 28) |
| Automatisches Lesen der Dispo durch KI | Inhalt des hochgeladenen PDF (kann Namen, Funktionen, Telefonnummern, E-Mails enthalten) | auf Weisung der Produktion (Art. 28) – siehe Abschnitt 3 |
| Push-Benachrichtigungen | Benachrichtigungstoken, Sprache, Projektmitgliedschaft | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Technischer Support | System und App-Version, Benachrichtigungsstatus, Zeit der letzten Nutzung (zur Projektmitgliedschaft), Verlauf des Dispo-Lesens | Art. 6 Abs. 1 lit. f – berechtigtes Interesse: Hilfe bei Anfragen und Betrieb des Dienstes |
| Sicherheit, Meldungen und Moderation | Meldung, gemeldeter Inhalt, Kontokennungen, Serverprotokolle | Art. 6 Abs. 1 lit. f – Sicherheit des Dienstes und Schutz der Nutzer; lit. c – soweit eine Pflicht aus Rechtsvorschriften folgt |
| Zahlungen und Rechnungen | Firmenname, Adresse, Steuer-/USt-IdNr., E-Mail und optional Telefon der zahlenden Person, Transaktionsdaten (keine Kartendaten – diese verarbeitet Stripe) | Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertrag; lit. c – Steuerrecht |
| Profil in der Basis, Jobangebote, Locations, Nachrichten nach einer Anfrage | Name, Profilfoto (optional), Department, Positionen, Städte, Beschreibung, Links (z. B. Filmografie, crew united), Status „Habe freie Termine“, Liste der Projekte in SetApka (Art, Jahr, Position; Projektname nur mit Zustimmung der Produktion), Inhalt von Jobangeboten, Beschreibungen und Fotos von Locations, Nachrichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b – der Dienst Basis, den du freiwillig nutzt |
| Eintragung einer Firma in das Firmenverzeichnis der Basis | Firmenangaben aus der Meldung (Name, Kategorien, Städte, Beschreibung, Telefon, E-Mail, Website) sowie die Konto-E-Mail der meldenden Person | lit. b – Eintrag ins Verzeichnis auf deinen Wunsch |
| Einladung in die Basis (auf Wunsch der Produktion) | Name, Funktion und E-Mail aus der Kontaktliste des Projekts, Projektname (nur mit Zustimmung der Produktion) | auf Weisung der Produktion, die für diese Daten verantwortlich ist (Art. 28) – wir nutzen sie zu keinem anderen Zweck; die Informationen nach Art. 14 stehen in der Einladung selbst; nach deiner Bestätigung führen wir dein Profil nach den Regeln der Basis (Art. 6 Abs. 1 lit. b) |
| Neuigkeiten und Angebote per E-Mail | Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung (separates, nicht vorausgewähltes Kästchen vor der Zahlung; keine Kaufbedingung) |
SetApka benötigt keine besonderen Kategorien von Daten (z. B. Gesundheitsdaten). Nimmt die Produktion sie in eine Dispo auf (z. B. Ernährungshinweise), ist sie als Verantwortlicher dafür zuständig; sie sind nur für Projektmitglieder sichtbar. Die App enthält keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Werkzeuge (z. B. Google Analytics, Crashlytics), und wir verkaufen keine Daten. Im Firmenverzeichnis zählen wir Aufrufe und Klicks anonym. Auf setapka.pl zählen wir Besuche mit Cloudflare Web Analytics – ohne Cookies und ohne Personen zu identifizieren oder zu verfolgen; wir sehen nur zusammengefasste Daten (besuchte Seiten, Herkunft, Land, Geräte- und Browsertyp). Grundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f – berechtigtes Interesse an der Bewertung des Interesses an der Website.
3. Künstliche Intelligenz
- Lesen von Dispos: Lädt eine Person mit PRO-Rolle eine Dispo hoch, wird das gesamte PDF von unserem Server direkt an die Claude API von Anthropic, PBC (USA) gesendet; die Originaldatei bleibt im Projekt (Warschau) und wird mit ihm gelöscht. Das Modell liefert strukturierte Daten (Szenen, Zeiten, Kontakte), die die Produktion vor der Veröffentlichung prüft. Über die API gesendete Daten werden nicht zum Training von Modellen verwendet; Anthropic speichert sie nach seinen gewerblichen Bedingungen (standardmäßig bis zu 30 Tage; länger nur bei festgestellten Verstößen gegen die Nutzungsrichtlinien oder wenn gesetzlich erforderlich) und verarbeitet sie nur zur Ausführung der Anfrage. Gelesen wird nur auf Weisung der Produktion.
- Wissen: Um zu beurteilen, ob ein Artikel branchenbezogen ist, senden wir nur Titel und Teaser öffentlicher Artikel an die Claude API – keine Nutzerdaten.
- Die KI trifft keine Entscheidungen über dich mit rechtlicher Wirkung.
4. Empfänger und Übermittlung außerhalb des EWR
| Empfänger | Rolle | Ort und Grundlage |
|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. / Google LLC (Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions) | Datenbank, Dateien, Serverfunktionen, Backups | Warschau (Region europe-central2, EU) |
| Google LLC (Firebase Authentication, Cloud Messaging, Cloud Logging, Firebase Hosting) | Anmeldung, Push-Benachrichtigungen, technische Serverprotokolle, Auslieferung der Website- und Panel-Dateien (ohne personenbezogene Daten) | globale Infrastruktur von Google, auch USA – EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic, PBC (Claude API) | Lesen von Dispos, Bewertung von Überschriften in Wissen | USA – Standardvertragsklauseln im Auftragsverarbeitungsvertrag von Anthropic |
| Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc. | Zahlungen (Karte, BLIK, Przelewy24) | Irland (EU); USA – EU-US Data Privacy Framework |
| Cloudflare, Inc. | anonyme Besuchsstatistik für setapka.pl (ohne Cookies) | USA – EU-US Data Privacy Framework |
| home.pl S.A. | E-Mail office@setapka.pl (Meldungen, Nachrichten von SetApka) | Polen (EU) |
| Apple Inc. / Google LLC | Zustellung von Benachrichtigungen auf Telefone | nach deren Bedingungen; USA – EU-US Data Privacy Framework |
Projektdaten sehen nur Personen, die dem Projekt mit dessen Code beigetreten sind; Dateien im Ordner Produktion nur der Projektersteller und von ihm berechtigte Personen. Sichtbare Profile, Jobangebote, Locations und das Firmenverzeichnis in der Basis können alle SetApka-Nutzer sehen; Suchmaschinen stellen wir sie nicht bereit. Fotos von Locations und Profilfotos kann jeder öffnen, der den Link zum Foto kennt – der Link enthält einen zufälligen, nicht erratbaren Schlüssel und wird außerhalb von SetApka nirgends veröffentlicht. Auf Verlangen zuständiger Behörden geben wir Daten im gesetzlich erforderlichen Umfang heraus.
5. Zugriff des SetApka-Supports
Zugriff hat ausschließlich der Anbieter (persönlich; derzeit beschäftigen wir keine weiteren Personen mit Zugriff), über ein durch Anmeldung geschütztes Inhaberpanel. Umfang: Projektliste, Mitglieder und ihre Rollen, E-Mail-Adressen der Konten, Zahlungsstatus, Verlauf des Dispo-Lesens, Gerätedaten, Ansicht der Zeiten und Szenen eines Drehtags sowie gemeldete Inhalte. Das Panel zeigt keine Crewkontakte, Dateien oder Chats. Auf diese Inhalte greifen wir nur auf ausdrückliche Anfrage der Produktion (soweit zur Bearbeitung nötig) oder bei der Bearbeitung einer Meldung zu. Jede Änderung durch den Support wird protokolliert (wer, was, wann); das Protokoll wird 24 Monate aufbewahrt.
6. Wie lange wir Daten speichern
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Projekt (Dispos und ihre PDFs, KI-Leseergebnisse, Dateien, Kontakte, Mitteilungen, Chat, Korrekturen, Einstellungen) | bis die Produktion das Projekt löscht; ein Projekt ohne jede Aktivität über 24 Monate löschen wir automatisch – 30 Tage vorher informieren wir den Inhaber per E-Mail (das Öffnen des Projekts genügt, um es zu behalten). Die Löschung umfasst alle diese Daten auf einmal; danach bleiben nur Abrechnungsdaten, Moderationsmeldungen und das Support-Protokoll (für die unten genannten Fristen) sowie das Backup – bis zu 7 Tage. |
| Konto, Mitgliedschaft, Gerätedaten | bis zur Löschung des Kontos oder zum Verlassen des Projekts; Gerätedaten – zusammen mit der Mitgliedschaft |
| Deine Chatnachrichten nach Löschung des Kontos | bleiben im Projekt (Daten der Produktion), aber ohne deinen Namen – als „Gelöschtes Konto“ |
| Profil in der Basis (mit Foto), Jobangebote, Locations, Gespräche | bis du sie oder dein Konto löschst; Jobangebote laufen nach 30 Tagen ab; das Foto entfernst du jederzeit in „Mein Profil“ |
| Unbestätigte Einladung in die Basis | 60 Tage; „Nein, danke“ löscht die Adresse sofort |
| Firmeneintragung (Meldung) | 12 Monate nach der Meldung; der Verzeichniseintrag – bis die Firma die Löschung verlangt |
| Meldungen und Moderationsentscheidungen | 12 Monate nach Bearbeitung |
| Technische Serverprotokolle (Kontokennungen, Fehler, Zeitpunkte – ohne Dispo-Inhalte) | 30 Tage |
| Datenbank-Backups | 7 Tage (das Backup wird laufend überschrieben – gelöschte Daten verschwinden spätestens nach 7 Tagen daraus) |
| Offline-Kopien von Dateien auf dem Telefon | bis zur Abmeldung, Kontolöschung oder zum Verlassen des Projekts (automatisch gelöscht) oder zur Deinstallation der App |
| Abrechnungsdaten und Rechnungen | 5 Jahre ab Ende des Steuerjahres (Steuerrecht) |
| Marketing-Einwilligung | bis zum Widerruf |
| Kopien beim KI-Anbieter | wie in Abschnitt 3 (standardmäßig bis zu 30 Tage) |
Länger speichern wir Daten nur, soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist, und nur in diesem Umfang.
7. Deine Rechte und wie du sie ausübst
- Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f).
- Eine Einwilligung (z. B. für Marketing-E-Mails) kannst du jederzeit widerrufen – über den Link „Abmelden“ in der Nachricht oder per E-Mail; die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt unberührt.
- Viele Rechte übst du selbst in der App aus: Profil bearbeiten und löschen (Basis → Mein Profil), Konto löschen (Menü → Konto löschen), Projekt verlassen.
- Sonstige Anfragen sendest du an office@setapka.pl – am einfachsten von der E-Mail-Adresse deines Kontos, das ist aber keine Voraussetzung; bei begründeten Zweifeln an deiner Identität fragen wir nach weiteren Angaben. Wir antworten innerhalb eines Monats (in komplexen Fällen kann sich die Frist um zwei Monate verlängern – dann informieren wir dich). Anfragen zu Projektinhalten leiten wir an die Produktion als Verantwortlichen weiter.
- Du hast das Recht, dich bei der polnischen Aufsichtsbehörde (Präsident des Amtes für den Schutz personenbezogener Daten, UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, uodo.gov.pl) oder bei der Aufsichtsbehörde in deinem EU-Land zu beschweren.
8. Sicherheit
Die Datenübertragung ist verschlüsselt (HTTPS/TLS). Zugriff auf ein Projekt haben nur seine Mitglieder – dafür sorgen serverseitig geprüfte Sicherheitsregeln der Datenbank. Datenbank und Dateien speichern wir in Warschau, mit Backups, die die Wiederherstellung jedes Stands der letzten 7 Tage erlauben.
Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten in einem Projekt informieren wir die Produktion als Verantwortlichen unverzüglich, spätestens 48 Stunden nach Kenntnis, mit den Informationen, die zur Bewertung der Verletzung und zur Erfüllung der DSGVO-Pflichten nötig sind. Die Produktion als Verantwortlicher entscheidet über die Meldung an die Aufsichtsbehörde und die Benachrichtigung der Betroffenen. Für Daten, für die wir selbst verantwortlich sind, erfüllen wir die DSGVO-Pflichten selbst (u. a. Meldung an die Aufsichtsbehörde innerhalb von 72 Stunden, wenn erforderlich).
9. Änderungen dieser Erklärung
Wesentliche Änderungen kündigen wir in der App oder per E-Mail vor Inkrafttreten an. Diese Erklärung gibt es auf Polnisch, Englisch und Deutsch; bei Abweichungen gilt die polnische Fassung.