SetApka
Polityka prywatności
Obowiązuje od 10 października 2026 r. · English · Deutsch
Opisujemy, jakie dane osobowe przetwarzamy w aplikacji SetApka, w panelu produkcji (panel.setapka.pl) i na stronie setapka.pl, kto za nie odpowiada, po co i jak długo je przechowujemy oraz jakie masz prawa.
1. Kto odpowiada za Twoje dane
Usługodawca: Jacek Piotr Strzelecki, prowadzący działalność gospodarczą pod firmą JPS FILM Jacek Strzelecki, ul. Chodkiewicza 33/1, 94-028 Łódź, NIP 727 265 72 84; e-mail w sprawach danych: office@setapka.pl.
Role zależą od rodzaju danych:
- Treści projektów – plany pracy, kontakty ekipy, pliki, komunikaty i czat: administratorem jest produkcja, która założyła projekt i decyduje, co do niego wgrywa i komu to udostępnia. Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym na podstawie umowy powierzenia (Załącznik 1 do regulaminu). W sprawach tych danych możesz zwrócić się do produkcji albo do nas – przekażemy wniosek.
- Grupy czatu – oprócz czatu ogólnego (cała ekipa projektu) są grupy: oficjalne, które widzą ich członkowie i osoby z rolą PRO, oraz prywatne, które widzą wyłącznie ich członkowie – osoby z rolą PRO nie mają do nich wglądu w aplikacji. Zgłoszenie wiadomości z grupy prywatnej trafia tylko do Usługodawcy.
- Konta, bezpieczeństwo, rozliczenia, Baza, Wiedza, wsparcie i e-maile od SetApki: administratorem jest Usługodawca.
2. Jakie dane, w jakim celu i na jakiej podstawie
| Czynność | Dane | Podstawa (RODO) |
|---|---|---|
| Konto i logowanie | imię i nazwisko, identyfikator konta; przy koncie z e-mailem – adres e-mail i dane uwierzytelniające obsługiwane przez Firebase Authentication | art. 6 ust. 1 lit. b – umowa o korzystanie z SetApki |
| Potwierdzenie adresu e-mail, wiadomość powitalna, reset hasła | e-mail, imię | lit. b |
| Treści projektów (na polecenie produkcji) | dane z planów pracy, kontakty ekipy, pliki, komunikaty, wiadomości czatu i zdjęcia | podstawę ustala produkcja jako administrator; my przetwarzamy na jej polecenie (art. 28) |
| Automatyczny odczyt planu pracy przez AI | zawartość wgranego PDF (może zawierać imiona, funkcje, telefony, e-maile) | na polecenie produkcji (art. 28) – patrz pkt 3 |
| Powiadomienia push | token powiadomień, język, przynależność do projektu | lit. b |
| Wsparcie techniczne | system i wersja aplikacji, stan powiadomień, czas ostatniego użycia (przypisane do członkostwa w projekcie), historia odczytów planów | lit. f – prawnie uzasadniony interes: pomoc przy zgłoszeniach i działanie usługi |
| Bezpieczeństwo, zgłoszenia i moderacja | treść zgłoszenia, zgłoszona treść, identyfikatory kont, logi serwera | lit. f – bezpieczeństwo usługi i ochrona użytkowników; lit. c – w zakresie, w jakim obowiązek wynika z przepisów |
| Płatności i faktury | nazwa firmy, adres, NIP / VAT, e-mail i opcjonalnie telefon osoby płacącej, dane transakcji (bez danych karty – obsługuje je Stripe) | lit. b – umowa; lit. c – przepisy podatkowe |
| Profil w bazie filmowców, ogłoszenia, lokacje, wiadomości po zapytaniu | imię i nazwisko, zdjęcie profilowe (opcjonalnie), pion, stanowiska, miasta, opis, linki (np. filmografia, crew united), status „Mam wolne terminy”, lista projektów w SetApce (typ, rok, stanowisko; nazwa tylko za zgodą produkcji), treść ogłoszeń, opisy i zdjęcia lokacji, wiadomości | lit. b – usługa Bazy, z której korzystasz dobrowolnie |
| Zgłoszenie firmy do katalogu Firmy w Bazie | dane firmy podane w zgłoszeniu (nazwa, kategorie, miasta, opis, telefon, e-mail, strona) oraz e-mail konta osoby zgłaszającej | lit. b – wpis do katalogu na Twoją prośbę |
| Zaproszenie do Bazy (na prośbę produkcji) | imię i nazwisko, funkcja i e-mail z listy kontaktów projektu, nazwa projektu (tylko za zgodą produkcji) | na polecenie produkcji, która jest administratorem tych danych (art. 28) – nie wykorzystujemy ich w żadnym innym celu; informację o przetwarzaniu (art. 14) przekazujemy w samym zaproszeniu; po Twoim potwierdzeniu profil prowadzimy na zasadach Bazy (lit. b) |
| Informacje o nowościach i promocjach e-mailem | lit. a – zgoda (osobne, niezaznaczone domyślnie pole przed płatnością; nie jest warunkiem zakupu) |
SetApka nie wymaga danych szczególnych kategorii (np. o zdrowiu). Jeżeli produkcja umieści je w planie pracy (np. informacje dietetyczne), odpowiada za to jako administrator; są widoczne tylko dla członków projektu. Aplikacja nie zawiera narzędzi analitycznych, reklamowych ani śledzących (np. Google Analytics, Crashlytics) i nie sprzedajemy danych. W katalogu firm liczymy anonimowo wyświetlenia i kliknięcia wpisów. Na stronie setapka.pl liczymy odwiedziny narzędziem Cloudflare Web Analytics – bez ciasteczek i bez identyfikowania czy śledzenia osób; widzimy tylko zbiorcze dane (odwiedzane podstrony, źródło wejścia, kraj, rodzaj urządzenia i przeglądarki). Podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f – prawnie uzasadniony interes w ocenie zainteresowania stroną.
3. Sztuczna inteligencja
- Odczyt planu pracy: gdy osoba z rolą PRO wgra plan pracy, cały plik PDF jest przesyłany z naszego serwera bezpośrednio do usługi Claude API firmy Anthropic, PBC (USA); oryginał pliku zostaje w projekcie (Warszawa) i jest usuwany razem z nim. Model zwraca uporządkowane dane (sceny, godziny, kontakty), które produkcja sprawdza przed publikacją. Dane przesłane przez API nie są używane do trenowania modeli; Anthropic przechowuje je zgodnie ze swoimi warunkami komercyjnymi (standardowo do 30 dni; dłużej tylko w razie wykrycia naruszenia zasad korzystania z usługi albo gdy wymagają tego przepisy prawa) i przetwarza wyłącznie w celu wykonania zapytania. Odczyt odbywa się tylko na polecenie produkcji.
- Wiedza: do oceny, czy artykuł jest branżowy, wysyłamy do Claude API wyłącznie tytuły i zajawki publicznych artykułów – bez danych użytkowników.
- AI nie podejmuje wobec Ciebie decyzji wywołujących skutki prawne.
4. Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG
| Odbiorca | Rola | Miejsce i podstawa |
|---|---|---|
| Google Ireland Ltd. / Google LLC (Cloud Firestore, Cloud Storage, Cloud Functions) | baza danych, pliki, funkcje serwerowe, kopie zapasowe | Warszawa (region europe-central2, UE) |
| Google LLC (Firebase Authentication, Cloud Messaging, Cloud Logging, Firebase Hosting) | logowanie, powiadomienia push, logi techniczne serwera, udostępnianie plików strony i panelu (bez danych osobowych) | infrastruktura globalna Google, w tym USA – EU-US Data Privacy Framework |
| Anthropic, PBC (Claude API) | odczyt planów pracy, ocena nagłówków w Wiedzy | USA – standardowe klauzule umowne w umowie powierzenia Anthropic |
| Stripe Payments Europe Ltd. / Stripe, Inc. | płatności (karta, BLIK, Przelewy24) | Irlandia (UE); USA – EU-US Data Privacy Framework |
| Cloudflare, Inc. | anonimowe statystyki odwiedzin strony setapka.pl (bez ciasteczek) | USA – EU-US Data Privacy Framework |
| home.pl S.A. | poczta e-mail office@setapka.pl (zgłoszenia, wiadomości od SetApki) | Polska (UE) |
| Apple Inc. / Google LLC | dostarczanie powiadomień na telefon | zgodnie z ich zasadami; USA – EU-US Data Privacy Framework |
Dane projektu widzą wyłącznie osoby, które dołączyły do projektu jego kodem; pliki w folderze Produkcja – tylko twórca projektu i osoby, którym nada dostęp. Widoczny profil, ogłoszenia, lokacje i katalog firm w Bazie mogą przeglądać wszyscy użytkownicy SetApki; nie udostępniamy ich wyszukiwarkom. Zdjęcia lokacji i zdjęcia profilowe może otworzyć każdy, kto zna link do zdjęcia – link zawiera losowy, niemożliwy do odgadnięcia klucz i nie jest nigdzie publikowany poza SetApką. Na żądanie uprawnionych organów możemy udostępnić dane w zakresie wymaganym przez prawo.
5. Dostęp obsługi SetApki
Dostęp ma wyłącznie Usługodawca (osobiście; obecnie nie zatrudniamy innych osób z dostępem), przez panel właściciela chroniony logowaniem. Zakres: lista projektów, członkowie i ich role, adresy e-mail kont, status płatności, historia odczytów planów, dane urządzeń, podgląd godzin i scen dnia zdjęciowego oraz zgłoszone treści. Panel nie pokazuje kontaktów ekipy, plików ani czatu. Do tych treści sięgamy tylko na wyraźne zgłoszenie produkcji (w zakresie niezbędnym do jego obsługi) albo w ramach rozpatrywania zgłoszenia naruszenia. Każda zmiana wprowadzona przez obsługę jest zapisywana w rejestrze (kto, co, kiedy), przechowywanym 24 miesiące.
6. Jak długo przechowujemy dane
| Dane | Okres |
|---|---|
| Projekt (plany i ich pliki PDF, wyniki odczytu AI, pliki, kontakty, komunikaty, czat, poprawki, ustawienia) | do usunięcia projektu przez produkcję; projekt bez żadnej aktywności przez 24 miesiące usuwamy automatycznie – 30 dni wcześniej informujemy właściciela e-mailem (wystarczy otworzyć projekt, żeby go zachować). Usunięcie obejmuje wszystkie te dane naraz; po usunięciu zostają tylko: dane rozliczeniowe, zgłoszenia moderacyjne i rejestr działań obsługi (na okresy podane niżej) oraz kopia zapasowa – do 7 dni. |
| Konto, członkostwo, dane urządzenia | do usunięcia konta albo opuszczenia projektu; dane urządzenia – razem z członkostwem |
| Twoje wiadomości na czacie po usunięciu konta | zostają w projekcie (to dane produkcji), ale bez Twojego imienia – jako „Usunięte konto” |
| Profil w Bazie (ze zdjęciem), ogłoszenia, lokacje, rozmowy | do ich usunięcia przez Ciebie lub usunięcia konta; ogłoszenia wygasają po 30 dniach; zdjęcie usuwasz w każdej chwili w „Mój profil” |
| Niepotwierdzone zaproszenie do Bazy | 60 dni; „Nie, dziękuję” usuwa adres od razu |
| Zgłoszenie firmy do katalogu | 12 miesięcy od zgłoszenia; wpis w katalogu – do usunięcia na prośbę firmy |
| Zgłoszenia i decyzje moderacyjne | 12 miesięcy od rozpatrzenia |
| Logi techniczne serwera (identyfikatory kont, błędy, czas operacji – bez treści planów) | 30 dni |
| Kopie zapasowe bazy | 7 dni (kopia nadpisuje się na bieżąco – usunięte dane znikają z niej najpóźniej po 7 dniach) |
| Kopie plików offline na telefonie | do wylogowania, usunięcia konta lub opuszczenia projektu (usuwane automatycznie) albo odinstalowania aplikacji |
| Dane rozliczeniowe i faktury | 5 lat od końca roku podatkowego (przepisy podatkowe) |
| Zgoda marketingowa | do wycofania |
| Kopie danych u dostawcy AI | zgodnie z pkt 3 (standardowo do 30 dni) |
Dłużej przechowujemy dane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, i tylko w tym zakresie.
7. Twoje prawa i jak z nich skorzystać
- Masz prawo do dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przeniesienia oraz sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (lit. f).
- Zgodę (np. na e-maile marketingowe) możesz wycofać w każdej chwili – linkiem „Wypisz się” w wiadomości albo e-mailem; nie wpływa to na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.
- Wiele praw wykonasz sam w aplikacji: edycja i usunięcie profilu (Baza → Mój profil), usunięcie konta (Menu → Usuń konto), opuszczenie projektu.
- Pozostałe wnioski wyślij na office@setapka.pl – najprościej z adresu e-mail konta, ale nie jest to warunek; jeśli będziemy mieć uzasadnione wątpliwości co do Twojej tożsamości, poprosimy o dodatkowe informacje. Odpowiadamy w ciągu miesiąca (w złożonych sprawach termin może zostać przedłużony o dwa miesiące – wtedy poinformujemy Cię o tym). Wnioski dotyczące treści projektów przekazujemy produkcji jako administratorowi.
- Masz prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).
8. Bezpieczeństwo
Transmisja danych jest szyfrowana (HTTPS/TLS). Dostęp do projektu mają tylko jego członkowie – pilnują tego reguły bezpieczeństwa bazy danych sprawdzane po stronie serwera. Bazę danych i pliki przechowujemy w Warszawie, z kopiami zapasowymi pozwalającymi odtworzyć stan z ostatnich 7 dni.
W przypadku naruszenia ochrony danych osobowych dotyczących projektu informujemy produkcję jako administratora bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 48 godzin od stwierdzenia naruszenia, i przekazujemy informacje niezbędne do oceny naruszenia i realizacji obowiązków z RODO. Produkcja jako administrator ocenia obowiązek zgłoszenia naruszenia Prezesowi UODO oraz zawiadomienia osób, których dane dotyczą. W odniesieniu do danych, dla których sami jesteśmy administratorem, realizujemy obowiązki z RODO we własnym zakresie (m.in. zgłoszenie Prezesowi UODO w ciągu 72 godzin, gdy jest wymagane).
9. Zmiany polityki
O istotnych zmianach informujemy w aplikacji lub e-mailem przed ich wejściem w życie. Polityka jest dostępna po polsku, angielsku i niemiecku; w razie rozbieżności rozstrzyga wersja polska.